Δευτέρα, 26 Απριλίου 2010

"10 + 1 τρόποι για να γίνετε πιο παραγωγικοί στη δουλειά"


"Όποιο κι αν είναι το επάγγελμά σας, μήπως πιάνετε όλο και πιο συχνά τον εαυτό σας να νιώθει ότι απλά σας κυνηγάει ο χρόνος; Η αλήθεια είναι ότι ο χρόνος δεν είναι ποτέ αρκετός. Μην ξεχνάτε όμως ότι το μυστικό ενός επιτυχημένου επαγγελματία κρύβεται στην αξιοποίηση με τον πιο έξυπνο τρόπο των ωρών εργασίας.


Ακολουθείστε τις παρακάτω χρήσιμες συμβουλές, που σύμφωνα με τους ειδικούς θα σας βοηθήσουν να εργαστείτε με πιο έξυπνο τρόπο και να είστε πιο παραγωγικοί και αποδοτικοί στη δουλειά σας.

1. Βάλτε σε σειρά προτεραιότητας τα καθήκοντά σας


Η αξιολόγηση των καθηκόντων σας αποτελεί ένα σημαντικό καθήκον από μόνη της. Τι είναι πιο σημαντικό; Είναι σωστό για παράδειγμα να αφήσετε έναν πελάτη να σας περιμένει ενώ εσείς προσπαθείτε να τελειώσετε ένα project;

Βάλτε σε σειρά προτεραιότητας τις υποχρεώσεις σας. Αν σας αρέσουν τα ημερολόγια, φτιάξτε ένα ημερολόγιο σε εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση. Αν προτιμάτε τις λίστες, μπορείτε να ετοιμάζετε μια λίστα με τις προτεραιότητες της ημέρας κάθε πρωί.

Βάζοντας προτεραιότητες και συνειδητοποιώντας τι είναι αυτό που σε τελική ανάλυση θα σας βοηθήσει να πετύχετε τους στόχους σας, θα είστε σίγουροι ότι έχετε επικεντρωθεί σε πράγματα που θα σας κάνουν περιζήτητο.

2. Βάλτε deadlines


Όταν γνωρίζετε ότι θα φύγετε στις 5 μ.μ. ακριβώς από το γραφείο, έχετε περισσότερες πιθανότητες να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά. Έχει παρατηρηθεί ότι τα deadlines μας κάνουν πιο αποδοτικούς.

Αν πείτε στον εαυτό σας ότι θα φύγετε από τη δουλειά όταν τελειώσετε, το πιθανότερο είναι να χρονοτριβείτε άσκοπα. Το να βάλετε μια συγκεκριμένη προθεσμία σας βοηθάει να σταθείτε στο ύψος των περιστάσεων και να κρίνετε τι είναι πραγματικά σημαντικό.

3. Οργανώστε τα τηλεφωνήματά σας


Καθορίστε κάποιο χρόνο για να ξεμπερδεύετε με όλα τα τηλεφωνήματα που έχετε να κάνετε μέσα στην ημέρα.

Τα τηλεφωνήματα είναι χάσιμο χρόνου, όταν όμως είστε στη μέση κάποιας εργασίας μπορεί να αποδειχτούν καταστροφικά. Σκεφτείτε πότε είναι το σωστό timing για να μιλήσετε με συγκεκριμένα άτομα.

Και βέβαια μην ξεχνάτε να τηλεφωνήσετε σε όλους αυτούς που σας πήραν τηλέφωνο και δεν μπορέσατε να απαντήσετε μέχρι το τέλος της ημέρας, γιατί απλούστατα αν το αφήσετε για το επόμενο πρωί, θα ξεκινήσετε την ημέρα σας με ήδη φορτωμένο το πρόγραμμά σας.

4. Αντιμετωπίστε την κατάσταση άμεσα

Αν εμφανιστεί κάτι έκτακτο και μπορείτε να το αντιμετωπίσετε σε λίγα λεπτά, τότε κάντε το αμέσως. Δεν έχει νόημα να το αναβάλετε. Σε καμία περίπτωση δεν θα πρέπει να αφήσετε το θέμα που προέκυψε για κάποια στιγμή που θα είστε πιο χαλαρός γιατί έτσι δε θα κάνετε ποτέ τίποτα.

5. Διατηρήστε το γραφείο σας "καθαρό" και αποφύγετε την ακαταστασία

Οργανώστε τα αρχεία σας, έτσι ώστε να μην χάνετε χρόνο στην αναζήτηση εγγράφων. Κάντε το ίδιο για τα εισερχόμενα e-mail σας. Απαλλαγείτε από περιττά αρχεία και φακέλους. Ο κανόνας είναι αν τα χρησιμοποιείτε μία φορά την ημέρα ή περισσότερο να τα κρατήσετε. Διαφορετικά μήπως πρέπει να το ξανασκεφτείτε;

6. Διαμορφώστε το προσωπικό σας πρόγραμμα εργασίας

Δεν δουλεύουν όλοι οι άνθρωποι με τον ίδιο τρόπο. Μπορεί να είστε πρωινός τύπος, οπότε θα πρέπει να κάνετε τη βαριά δουλειά το πρωί για να έχετε καλύτερη απόδοση. Στην περίπτωση αυτή μπορείτε να αφήσετε το πιο ανιαρό κομμάτι της δουλειάς σας για το απόγευμα, όταν θα μπορούν να γίνουν τα πράγματα στον αυτόματο πιλότο. Το κλειδί είναι να μπορείτε να αξιολογήσετε δυνάμεις σας και να μεγιστοποιήσετε τις επιδόσεις σας.

7. Απλουστεύστε τα επαναλαμβανόμενα καθήκοντα

Υπάρχουν κάποιες εργασίες που έχουν γίνει για σας πλέον ρουτίνα και μπορείτε να τις κάνετε αυτόματα. Αυτές λοιπόν τις δουλειές θα πρέπει να φροντίσετε να τις εκτελείτε σωστά, αποτελεσματικά και πάνω από όλα γρήγορα.

Ένας τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι εργάζεστε σωστά, είναι να παρακολουθήσετε κάποιον συνάδελφο όταν κάνει την ίδια ακριβώς δουλειά.

8. Φτιάξτε μια λίστα με τις τρέχουσες υποχρεώσεις

Είναι ένας καλός τρόπος να εξασφαλίσετε ότι θα έχετε πάντα κάτι να κάνετε και δεν θα χάνετε καθόλου χρόνο περιμένοντας να σας ανατεθεί κάποιο νέο καθήκον. Γράψτε όλες τις υποχρεώσεις σας σε αυτή τη λίστα.

Στο τέλος της ημέρας προετοιμάστε τη λίστα με τις υποχρεώσεις της επόμενης μέρας ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε τη δουλειά αμέσως μόλις φτάσετε στο γραφείο.

9. Συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες σας


Μη χάνετε χρόνο πηδώντας από τα χαρτιά στα αρχεία του υπολογιστή σας και από εκεί στα εισερχόμενα e-mail και πίσω στα χαρτιά σας. Συγκεντρώστε όλες τις χρήσιμες πληροφορίες σε μια εύκολα προσβάσιμη πηγή. Φροντίστε να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας.

10. Χρησιμοποιείστε e-mail αντί για το τηλέφωνο

Το e-mail είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο αλλά πρέπει και να ξέρετε πώς να το χρησιμοποιήσετε. Το e-mail είναι προτιμότερο, όταν χρειάζεται να στείλετε ένα σύντομο κείμενο σε κάποιον. Όταν το πρόβλημα όμως απαιτεί διάλογο, κινδυνεύετε να χάσετε την ώρα σας.

11. Ελαχιστοποιήστε τους περισπασμούς

Εν ώρα εργασίας μην επιτρέπετε σε τίποτα να σας αποσπάσει την προσοχή. Αποφύγετε το κουτσομπολιό με τους συναδέλφους στο διάδρομο. Ελέγξτε τα e-mail σας μόνο μία φορά την ημέρα.

Ορίστε ένα περιορισμένο χρονικό διάστημα για να σερφάρετε στο διαδίκτυο (με την προϋπόθεση ότι δεν απαιτεί να είστε συνεχώς στο ίντερνετ η φύση της δουλειάς σας), για παράδειγμα 10 λεπτά το πολύ το πρωί και αλλά 10 λεπτά μετά το μεσημεριανό γεύμα. Κλείστε το κινητό σας τηλέφωνο εκτός αν το χρησιμοποιείτε για τη δουλειά σας και ελέγξτε τα μηνύματά σας στον ελεύθερο χρόνο σας.

Αξίζει να προσπαθήσετε..

Ακόμη και αν η αύξηση της παραγωγικότητάς σας δεν βρίσκεται στην κορυφή των προτεραιοτήτων σας, αξίζει τον κόπο να προσπαθήσετε.

Πέρα από το γεγονός ότι θα είστε πιο επιτυχημένοι, πιθανότατα με καλύτερη θέση και υψηλότερες απολαβές, μην ξεχνάτε ότι όσο πιο παραγωγικός είναι ο χρόνος σας στο χώρο εργασίας τόσο περισσότερο ελεύθερο χρόνο θα έχετε για να ασχοληθείτε με άλλα - ενδεχομένως πολύ πιο ευχάριστα - πράγματα."

(via: contra.gr – photo via: flickr.com/photos/isnow)

Δεν υπάρχουν σχόλια: